Тип события: международный конгресс

Направление: Сочи, Красная Поляна

Продолжительность: 3 дня

Численность группы: 500 персон

Год: 2018

Длительность разработки: 1 год

Численность команды: 16 чел. 

Задачи события: провести очередной международный конгресс ITI, объединяющий профессионалов в области дентальной имплантации подчеркнуть научную обоснованность продуктов и решений бренда Straumann как выбора профессионалов №1 и выгодно преподнести его на всех мероприятиях конгресса.

Основная эмоция события: мы принадлежим к крупной международной организации, объединяющей лучших профессионалов под эгидой лидирующего бренда. 

Сложности проекта: площадкой для проведения данного мероприятия была выбрана ГТЦ «Газпром». Это значило, что и проживание участников необходимо было по корпоративному тарифу предоставить на данном курорте. Но у данной площадки не было возможности в рамках проведения корпоративного мероприятия оплачивать проживание и питание физическими лицами.

Также, поскольку заказчиком была швейцарская компания, все согласования проходили крайне медленно и сложно.

Логистика на курорте «Газпром» довольно сложная и это внушало Клиентам беспокойство относительно того, что участники легко смогут сориентироваться на местности и найти место проведения конгресса.

Тематика конгресса была выбрана «космос» и открывающим спикером должен был быть самый «говорящий» космонавт России. За неделю до мероприятия у нас отменился спикер, а найти замену за неделю до мероприятия в Сочи, у которого есть нужный опыт, умение держать публику и готового свой опыт преподносить через призму специфики сферы деятельности участников конгресса, было крайне сложно.   Мы заказывали эксклюзивные памятные сувениры для спикеров конгресса — запонки из метеорита, выполненные в форме логотипа компании. Когда нам пришёл тираж, было обнаружено, что были указаны неверные размеры и запонки оказались слишком маленькие. Данная продукция стоила немалых денег и, поскольку выполнялась она вручную, повторить тираж в другом размере мы могли не успеть.

Как мы работали со сложностями: 

— 2 месяца мы вели переговоры с курортом и нам удалось согласовать сложную схему, по которой участники конгресса могли оплачивать проживание и питание. Мы разработали систему квотирования и пошаговой отмены невостребованных блоков номеров, что дало возможность участникам конгресса проживать по спец тарифу в пятизвездочном отеле курорта, а курорту избежать рисков невыкупленных номеров. Это был беспрецедентный случай поведения крупных мероприятий на данном курорте по такой схеме;

— Для оперативного решения документальных вопросов с швейцарским заказчиком, был привлечён опытный англоязычный юрист, который помог урегулировать массу бюрократических вопросов и сделать возможным согласование конфликтных вопросов между жесткой позицией иностранной компании и максимально незаинтересованным к новым формам взаимодействия курортом.

— Мы разработали яркий брендинг мероприятия произвели и установили навигационные Стеллы на всех точках, где у гостей могли возникнуть сомнения относительно дальнейшего маршрута. Также, мы привлекли 12 англоязычных хостес в форме мероприятия  помогали гостям ориентироваться на местности. Плюс за сутки до мероприятия мы разослали всем участникам схему размещения основного места проведения конгресса. Проблем с логистикой у гостей не возникло.

— Как только мы получили известие об отмене забронированного спикера, мы смогли оперативно найти замену и не просто на спикера с опытом а сфере космонавтики, а Александра Александровича Волкова, космонавта-легенду, именем которого названа улица в Москве. При этом, благодаря добрым отношениям с курортом, нам удалось согласовать бартерное проживание для спикера, что позволило остаться в рамках бюджета, несмотря на  более высокий уровень гонорара нового спикера.

Выступление Александра Александровича вызвал очень тёплую реакцию публики, хоть и участники конгресса — очень искушённые в этом смысле люди.

— Как только Клиент сообщил о том, что произошла ошибка с размером запонок, мы предложили использовать их не как запонки, а как значки в дополнение к основным сувенирам. И параллельно нашли дополнительного ювелира, который помог уложиться в сроки с изготовлением более крупных запонок. Нам было очень приятно узнать, что наши значки иностранные представители компании носят на всех знаковых мероприятиях.