Тип события: incentive для топ-менеджмента

Направление: Баку

Продолжительность: 4 дня

Численность группы: 40 персон 

Год: 2018

Длительность разработки: 1 месяц

Численность команды: 8 чел. 

Задачи события: поощрить топ-менеджеров компании, вдохновить на новые победы, сплотить команду. 

Основной инсайт события: “Мы — команда супер-людей”.

Сложности проекта: Очень сжатые сроки подготовки, высокий сезон в регионе проведения мероприятия, гроза во время монтажа кемпинга в горах, травма гостя во время конной прогулки. Но самая главная — особенности менталитета принимающей стороны. В Баку все решают родственные связи и деньги. Договорённости, контракты и репутационные риски не имеют никакого значения. 

Как мы работали со сложностями: 

— Запустили параллельную разработку проекта через несколько партнеров, чтобы собрать лучшие условия и решения в сжатые сроки.

— Сразу после получения брифа на мероприятие, мы вылетели в запрашиваемый регион и за 2 дня отсмотрели 3 варианта маршрутов. Проанализировали, выбрали лучший и исключили ошибки, которые можно допустить, разрабатывая маршрут дистанционно.

— Забронировали номера в люксовом отеле по приемлемой цене в самый разгар сезона благодаря налаженным отношениям с местными DMC. Это позволило остаться в рамках бюджета и обеспечить гостей достойным уровнем сервиса.

— Срочным образом разработали план “b”. За несколько дней до мероприятия мы узнали о вероятности грозы в районе запланированного кемпинга. Чтобы минимизировать риски был забронирован близлежащий отель, выведен дополнительный штат сотрудников, закуплено необходимое оборудование. Несмотря на проливной дождь в день заезда, мы смогли поставить кемпинг и сделать его комфортным для гостей. Именно эту ночь в горах участники запомнили ярче остальных, проведённых в роскошных отелях.

— Обеспечили безопасность. На всех выездах нас сопровождал представитель МЧС и сотрудник скорой, которые оперативно могли оказать помощь в любой нештатной ситуации;

— Учли менталитет. Благодаря тому, что мы лично были представлены руководителям всех площадок, отелей, ресторанов и подрядных организаций, нам было проще договориться об условиях проведения мероприятия. Когда мы сталкивались со сложностями в согласовании нужных нам услуг или форматов проведения события, мы находили выход на друзей и родственников собственников и оперативно решали вопросы.