Тип события: Выездная клубная встреча для директоров Биг теха

Продолжительность: 3 дня

Численность группы: 42 участника

Длительность разработки: 6 месяцев

Локация: Qatar, Doha

Задачи события:

• Собрать сильнейших СТО и СРО лидеров IT-индустрии;
• Создать оптимальные условия для продуктивного нетворкинга;
• Повысить лояльность участников клуба к Авито, в качестве бренда работодателя.

Сложности проекта:

• Логистика команды: из-за геополитической ситуации наш рейс был экстренно посажен в Стамбуле. Мы потеряли сутки, запланированные на инспекцию локаций, встречи с партнерами и отдых.
• Логистика участников: Основной рейс с 22 из 42 участников развернули и вернули в Москву, что поставило под угрозу всё мероприятие.
• Коммуникация с DMC: Возникли сложности перевода, различия в местных обычаях, несоответствие уровня сервиса ожиданиям клиентов.
• Законы: В Катаре действуют строгие ограничения на алкоголь, что повлияло на использование ряда локаций. Даже с лицензиями и согласованиями полиция нравов вводила дополнительные запреты.
• Спикеры: В нынешних реалиях было сложно привлечь международного спикера к такого рода мероприятию.
• Закат: В Катаре солнце садится быстро. В первый день нужно было строго соблюдать тайминг, чтобы завершить панельные дискуссии, провести обед, подготовить гостей и доставить их в пустыню к закату.
• Корректировка программы: За 12 часов до начала события пришлось пересобрать программу, чтобы даже задержавшиеся участники успели на ключевые блоки.

Что мы сделали:

• Слаженно отработали оставшийся день перед событием. Разделив команду, мы посетили ключевые места, провели совещание с DMC за сутки вместо двух и настроили коммуникацию внутри команды.
• Оперативно решили проблемы с рейсами. Мы срочно выкупали билеты для участников, бронировали отели около аэропортов для комфортного ожидания и находились на круглосуточной связи. Благодаря заранее выстроенной лояльности, 16 из 22 задержавшихся участников смогли успешно добраться на мероприятие, несмотря на сутки в пути.
• Пересобрали программу. Изменили порядок активностей, чтобы ключевые блоки остались доступными для всех участников. Панельные дискуссии разбили на два дня, продлили аренду конференц-зала и оборудования.
• Нашли подходящего спикера. Два месяца мы искали медийного эксперта международного уровня, который был бы полезен аудитории. В условиях сложной политической ситуации совместно с клиентом мы изменили вектор поиска и пригласили Илью Ромашко, который провёл 3,5-часовой тренинг с актерскими и психологическими практиками.
• Соблюдали тайминг и персонально коммуницировали с участниками. Жёсткий контроль времени и разделение команды по локациям позволили придерживаться графика, который стал значительно плотнее, избегая ощущения суеты.

По итогам проекта, не смотря на все сложности, количество и масштаб форс-мажоров мы получили такие цифры после опроса участников:

Отзыв клиента:

Екатерина Загуменнова, head of executive search Р&Т, Avito

«EGOZ выбрали оптимальную для международного выезда локацию. Разработали идеальную концепцию, чтобы все смогли максимально с пользой, но без надрыва, провести вместе время. EGOZ — включенная, гибкая, адаптивная и эффективная команда, нам было с ними очень комфортно работать. NPS проекта — 9,8, эти цифры говорят сами за себя.»